その工数ちょっとまった！目には見えない7つの工数

2016-06-06

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Micchy_R

お疲れ様です。@Micchy_Rです。

このブログを始めてコラム的な内容を一切書いていないことに最近気づき、何をもって、メモなのかを今一度考え直した次第です。。
やや大げさなタイトルですが、実体験から「工数」に関してエントリーしたいと思います。

「見積もり出して」と内部からもクライアントからも簡単に言われますが、ちょっと待ってください。

工数 = アウトプット（制作）
ではないということを理解していますでしょうか？

この作業にはこれくらいかかるから、2時間もあれば大丈夫でしょ。と、いうのはNGです。
それって手を動かすだけの時間ですよね？手を動かす以外の時間を見積もっていますか？っていうお話しです。

手を動かしている以外の時間は何気に多く、その分もちゃんと上乗せしておかないと後々ブーメランのように自分の手元に負担が帰ってきます。
そんな目に見えていないけど、実際は時間を要している項目を今一度考えてみましょう。

1. 考える時間
2. 調査時間
3. 移動時間
4. 打ち合わせ
5. 連絡（電話/メール）
6. 検証/確認
7. バッファ
8. 休憩/休暇

1. 考える時間

そんなもの当たり前だろうと言われるかもしれませんが、何気に時間を要しているのが「考える時間」です。
そう、この原稿を書き始める前にも、どんな内容にするべきなのかじっくり考えてから手を動かしています。
単純に「考える」と言っても様々で、どんな話しをするかな？どんな体裁にするかな？どんな内容なら解るかな？など、相手に伝えるために考えることもあります。

また、どんな構造にするかな？どんな見た目にするかな？どんな仕様にするかな？など、設計や制作をするにあたって思考を巡らせることもあります。
普段からやっていることだと思いますが、手を付け始める前のふっとした時間は、大抵何かを考えています。

2. 調査時間

例えばクライアントから何かをお願いされたとしましょう。
事前の調査もせずに、直ぐ作業に取り掛かれることってありますでしょうか？

どんな環境だったっけ？どんな仕様だったっけ？と、クライアント側のスペックや仕様を調べることもあります。
そのスペックや仕様に対して、実装できそうか？過去に経験したことはないか？仕様は変わっていないか？など、もう少し実装よりの調査も必要になってきます。

さらに踏み込むと、机上の空論だけではこと足りないので、調査環境を整え、一定の調査結果を準備し、実装の可否を判断することも調査に含まれると思います。

調査/比較/検討した結果、ようやくクライアントに対しての説明ができるようになる訳です。

3. 移動時間

実はこれも工数の内に入ります。
4.の打ち合わせ時間に含まれることもありますが、フィールドワークで外にでて調べたり、図書館や専門機関へ出向くこともあるでしょう。
先に工数を出すことは難しい場合もありますが、取材が絡んだ案件の場合、現地に行くために、飛行機/電車/タクシー・レンタカーなどで移動することもあると思います。

見積もりの費目として入れることは無いと思いますが、移動している時間も重要な工数となります。

4. 打ち合わせ

クライアントとの打ち合わせは明確に分かりますが、社内でも頻繁に打ち合わせしていませんか？
例えば、戦略ミーティング、IAミーティング、デザインミーティング、提案前のすり合せ、提出資料の確認すり合せなどなど。
社内メンバーの時間を抑え、場所を押さえ、議題を出し、答えを出し、次のタスクを確認して、次回の打ち合わせも決めたりと、やることは多く、各々のタスクをこなしていくことで、アウトプットが生まれています。

「ちょっと聞いてもいい？」と同僚に教えてもらい、「ちょっとだけ時間良いですか？」と上司に確認をもらったりなど、立ち話的なこともあると思いますが、10分やそこらで終わったとしても、10分×人数分の工数は何気に大きいですよね。

5. 連絡（電話/メール）

これも相当な時間がかかるものだと思います。
下手をすると資料を作るのよりも時間がかかるんじゃないかと思っています。

好きな異性に何も考えずにメールを送りますか？
相手の立場やシチュエーション、送る時間帯や曜日なども考えませんか？

文面や言葉だけで相手に正確に（理解してもらえるように）伝えるのは相当大変です。
※理解してもらえなければ伝えたことにはならないと考えます。

ましてや、相手がクライアントや上司になると、言葉遣いや、文面の構成にも気を使うでしょう。
誰に対して、何をしてもらいたいかを[正確]に伝えられる手段はありません。。
日頃からどうすれば伝えられるかという訓練し、クセを付ける必要があります。
これは相手の性格やクセも同時に把握しておかなければなりません。

正しく伝えたつもりでも、相手に伝わらず何度か返信が来たことはありませんか？
一発で伝えて、二度手間/三度手間とならないようにする工夫が必要です。
そして、メールは宛先の方だけでなく、転送されることも想定しましょう。
専門的な用語になりがちなこともあると思いますが、なるべく全員が理解できるような言葉に置き換えておくことも重量です。これは提案書などの提出物にも同じことが言えるでしょう。

「メールを返信しているだけで午前中が潰れたよ」なんて会話が聞こえてきますね。

6. 検証/確認

検証や確認時間は工数に含まれていると思いますが、いま一度立ち戻ってみてください。
以前のような時間だけで果たして検証/確認しきれていますか？
デバイスが増え、要件が増え、単純に検証と言っても、やらなければいけないポイントは増えています。

例えば、レスポンシブWebデザインを採用していたとします。
ブレイクポイント×検証するブラウザで工数を算出していますか？

例えば、新しいプラグインを入れることになったとします。
他のプラグインに影響を与えないでインストールすることができますか？

例えば、ページを追加することになったとします。
そのページだけではなく、他のページにも影響する項目はないですか？

実装と検証の割合は5:5、ちゃんとやるとなると4:6くらいの工数を見積もっておかないと、検証する時間がほとんど無く、クライアントに出すことに成りかねません。

また一発でOKになるかどうかも含めておく必要があるでしょう。
「やっぱりこうしたい」とひっくり返される可能性も無きにしも在らずです。

7. バッファ

時に想定していなかったようなトラブルが発生することがあります。

以前担当していた案件で、使用していたレンタルサーバーが火事になったとこがありました。
その期間はちょうど社内での検証とクライアントの確認を平行で行っていたので、どちらも閲覧できなくなるという最悪の状況でした。
とはいえ、スケジュールは消化されていくので、公開までの時間は減っていく一方です。

こんなことは殆ど起きないとは思いますが、予期せぬトラブルやアクシデントに対応できそうなバッファを積んでおくことはリスクヘッジとして大事なことです。

8. 休憩/休暇

こんな見出しだとやる気が無いように思われがちですが、ただただ作業に没頭し続けることは無理だと思っています。
テンションが上がって、目の前の作業が面白いようにこなされて行ったとしても、生理的な現象には逆らえません。

人が物事に集中できるのは「5分」だと言われています。そうたった5分。
学生の頃には、授業の合間に「休み時間」が10分くらいありませんでしたか？

授業時間：50分、休憩・準備：10分くらいで計1時間のサイクルで回っていました。
集中していてもフルに1時間動いているのは逆に効率が悪いと言われています。

ちょっとした休憩も大事な工数です。

また、ここに入れておくのも迷ったのですが、急な病気などで休むこともあるでしょう。
イコール工数とはなりませんが、自分の使える時間がなくなっていることとは同意です。
実働工数ではありませんが、休暇（病気や怪我を含む）は、社内工数になります。

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何気なしに算出している工数ですが、実働=工数だけではありません。
実働している以外にも使っている時間は結構あるものです。

調べ物していたら、気になった関連記事を見入っていませんか？
実は、そのサイトが「工数にバッファを積むように配慮しろよ！」と言ってくれてるのかもしれませんね（笑）

ではでは。

by Micchy_R